أساسيات نجاح الاجتماعات

[محمد ابراهيم197]

أساسيات نجاح الاجتماعات

التحضير القيادة
نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الاجتماعات و كذلك الخطوات اللازمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من المبادئ الأساسية في هذا الخصوص .
التحضير
و يشمل :
 دراسة الموضوع .
 اختيار الأعضاء .
 وضع خطة المناقشة .
 الترتيبات المادية .
القيادة
و يشمل :
 التقديم .
 المراقبة ( مساهمة القائد).
 التنمية ( مشاركة الأعضاء)
 استخلاص النتائج







تحضير الاجتماعات النقاشة
الخطوة الأولى – دراسة الموضوع
 حضر الوثائق و أدرسها .
 جهز أمثلة و حالات واقعية.
 أسأل نفسك :
•هل فحصت جميع وجهات النظر ؟
•هل اكتشفت جميع النقاط الرئيسية ؟
•كيف أقوم بعرض الموضوع : بالطريقة القياسية ؟ أم بالطريقة الاستقرائية ؟
الخطوة الثانية – اختيار الأعضاء
 هل هم أكفاء ؟
 هل لديهم خبرة في الموضوع ؟
 هل يثير الموضوع اهتمامهم ؟
 هل ستكون مشاركتهم فعالة ؟
الخطوة الثالثة – وضع خطة المناقشة
 حدد الهدف .
 حضر المقدمة (دون مبالغة في الإسهاب و دون مبالغة في الإيجاز حوالي5 دقائق)
 حضر خطوات المناقشة .
 حضر النتائج الوسطى و النهائية .
 حضر وقتاً تقريبياً لكل خطوة .
 ارسم كيفية نمو المناقشة .
 الأسئلة أهم أداة .
الخطوة الرابعة – الترتيبات المادية
 عدد الأعضاء من 7إلى 20 ( العدد الأمثل 12).
 مدة الاجتماع من ساعة إلى ساعتين .
 أرسل دعوات شخصية مع بيان موضوع الاجتماع .
 راجع ظروف العمل ( المكان ، الإضاءة ، التهوية ، الحرارة ، الضوضاء ….........)
 راجع وسائل الإيضاح ( سبورة ، أقلام طباشير ، أفلام , جهاز عرض فوقي ، شاشة عرض ، خرائط ….........)
اسأل نفسك : هل جميع الوثائق مجهزة ؟

تقديم الاجتماع
( تحديد الموضوع و التمهيد له )
الخطوة الأولى
 أحط المجموعة بجو من الارتياح .
 قدم للموضوع بوضوح و دقة .
 وضح خطوات المناقشة و سجلها بعد موافقة المجموعة .
 أبدأ المناقشة بسؤال .
الخطوة الثانية – المراقبة ( حث الجميع على التفكير )
 ألزم جانب الحقائق و تجنب المناقشات المجردة .
 لا تشجع المجادلات الشخصية غير المجدية .
 تجنب المناقشات الجانبية .
 حافظ على النظام و تتبع تطور المناقشة .
 دع الجميع يشتركون فيها .
الخطوة الثالثة – التنمية (تفسير تفكير المجموعة و تطويره )
 أكتشف نقاط الاتفاق و الاختلاف .
 ابرز تفكير الأغلبية دون إهمال للأقلية .
 توصل إلى النتائج الوسطي .
كيفية التعرف على الأنماط المختلفة للأفراد المجتمعين كيف يتعامل القائد مع الأنماط المختلفة من الأفراد؟
1. المجادل
2. الإيجابي
3. المتعلم
4. الثرثار
5. الخجول
6. الرافض الذي لا يتعاون
7. غير المهتم
8. المتعالي
9. كثير السؤال



المجادل
 أحتفظ بهدوئك .
 لا تتورط معه في جدل.
 لا تجعله يتحول إلى الدفاع عن ذاته.
 لعله يتفوه بقول أحمق فيتصدى له آخرون في المجموعة .
الإيجابي
 استعن به .
 إنه عون كبير للقائد .
 لا تدعه يحتكر .
المتعالم
 لا تجعله يسيطر على المجموعة أو يخيفها .
 إذا تقدم برأي فسله عن الأسباب.
 إذا بدا أن الأسباب سقيمة فأدع آخرين من أعضاء المجموعة إلى التعليق.
الثرثار
 حد من كلامه بمقاطعة لبقة .
 وجه إلى شخص آخر سؤال مباشراً .
 لا تنس أنه يستطيع إذا كان صحيح المعلومات أن يكون عوناً كبيراً للقائد
الخجول
 لا تحاول أن تتعجله .
 وجه إليه سؤالاً سهلاً إذا سنحت الفرصة
 أشكره كلما أمكن ذلك .
 أبني فيه الثقة بنفسه .
الرافض الذي لا يتعاون
 تبين معلوماته و خبراته .
 حاول الانتفاع بها .
 أكتسب صداقته .
 أشعره بأنك في حاجة إليه لنجاح الاجتماع.
غير المهتم
 وجه إليه أسئلة مباشرة عن عمله و خبرته .
 أطلب مشورته .
حاول أن تجعله يشعر بأنك تقدر رأيه .


المتعالي
 لا تنتقده .
 كن صبوراً .
 حاول أن تجعله لا يخرج عن الموضوع .
 إثنى على تعليقاته إذا ما اقتضت الضرورة ذلك حرصاً على مصلحة المجموعة .
كثير السؤال
 إنه أن يتصيد القائد .
 أحل أسئلته إلى مجموعته .
سله عن رأيه .


أنماط أخرى هناك أنماط أخرى مستعدة تحتاج إلى عناية من جانب القائد

 مثال ذلك " الخبير " و " قوى الشخصية ".
 كلاهما قد يخيف المجموعة كي ترضخ و تكف عن الإسهام.
 حاول الحد من هذين النمطين حتى يفصح جميع أفراد المجموعة عن آرائهم

[ابو أمجاد]

بارك الله فيك اخوي على الاساسيات

الله يعطيك العافية